Présentation des processus

• Présentation des processus

  

  Le service logistique, bien plus qu’une boîte aux lettres
  Courriers, courriels, fax, sorties automatiques, le service logistique est le 1er maillon de la chaîne du SASPA.
  Ces trois « drôles de dames » trient le courrier, certes, mais pas seulement… Elles sont en charge des recherches destinées au rattachement de chaque courrier au dossier de demande d’ASPA correspondant. Elles gèrent par ailleurs le stock des imprimés papier de demande d’ASPA. Enfin, elles mettent à jour les différentes trames des courriers qui seront envoyés aux postulants et bénéficiaires de l’ASPA.

  

  La liquidation de A à Z

  Plus de 8500 demandes d’ASPA sont traitées par les équipes de gestion chaque année.
  Selon le cas, elles donnent lieu à :

  - une décision immédiate (attribution ou rejet) ;
  - une demande de compléments d’informations afin de poursuivre l’instruction du dossier ;
  - un classement sans suite, si le demandeur ne répond pas aux sollicitations du SASPA.

  La GED au SASPA
  La GED ou gestion électronique des documents recouvre tous les processus visant à gérer des documents de manière dématérialisée. Elle touche toutes les étapes du cycle de vie d’un document, de l’acquisition à l’archivage.
  Au SASPA, toutes les nouvelles demandes sont numérisées puis archivées.
  Les seules archives papier concernent des anciens dossiers qui, lorsqu’ils font l’objet d’une révision (ou réexamen), sont eux aussi numérisés.

  Mais en quoi consiste cette numérisation ?
  Tout d’abord le dossier est apuré, c’est-à-dire que seules les pièces nécessaires constituant le dossier sont conservées.
  Ensuite, chaque pièce est classée par nature. Exemple : justificatifs de ressources, carrières, imprimé de demande, RIB…
  Une fois le travail de classement terminé, les dossiers sont envoyés à l’atelier chargé de la numérisation.
  Toute personne habilitée pourra ainsi consulter, grâce à une application informatique, les images des dossiers numérisés.

  Au final, ce nouveau mode de fonctionnement a modifié le travail quotidien des gestionnaires et la consultation des éléments du dossier a gagné en rapidité et en fiabilité.

  La vie d’une allocation, ce n’est pas un long fleuve tranquille
  Changement d’adresse, de références bancaires, vérification de la condition de résidence, enregistrement de tutelle… Une vingtaine de personnes mettent à jour, envoient des courriers et des enquêtes, maintiennent, suspendent ou annulent les allocations des bénéficiaires.

  

  Une équipe féminine informe et traite les réclamations du SASPA
  De la demande d’information préalable à la clôture de l’allocation, quatre agents répondent à l’ensemble des demandes écrites, orales ou par courriel (400 affaires par mois). Ce groupe traite également l’ensemble des réclamations à l’amiable.

  Et quand l’ASPA s’éteint…
  Une équipe de sept agents se charge de l’enregistrement des décès des allocataires du SASPA et détermine s’il y a lieu de récupérer sur la succession les sommes versées au titre de la part récupérable de l’ASPA (ou de l’allocation supplémentaire, suivant les dossiers).
  Au moment de l’enregistrement du décès d’un allocataire, le montant de l’actif successoral, c’est-à-dire l’ensemble des biens appartenant au défunt, après déduction du passif de la succession, est établi :
  - si l’actif successoral est inférieur à 39 000 €, dans ce cas le dossier est classé ;
  - si l’actif successoral est supérieur à 39 000 €, s’enclenche une procédure de recouvrement des sommes payées au titre de l’ASPA ou de l’allocation supplémentaire.