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Procédure

Comment procéder

  • Rappel réglementaire

L’immatriculation est une procédure obligatoire pour toute collectivité qui emploie au moins un fonctionnaire permanent, titulaire ou stagiaire, nommé sur un poste :

- à temps complet ou non complet d’une durée hebdomadaire au moins équivalente à 28 heures - décision du conseil d’administration du 3 octobre 2001 de fixer le seuil à 28 heures hebdomadaires à compter du 1er janvier 2002 - s’il s’agit de fonctionnaires territoriaux,

- à temps complet s’il s’agit de fonctionnaires hospitaliers.

L’immatriculation intervient généralement au moment de l’affiliation du premier fonctionnaire.

La collectivité se voit alors attribuer par la CNRACL CNRACL Caisse Nationale de Retraites des Agents des Collectivités Locales un identifiant (le n° d’immatriculation) qui permettra au régime de l’identifier lors du versement des cotisations.

Les principaux employeurs susceptibles d’être immatriculés à la CNRACL CNRACL Caisse Nationale de Retraites des Agents des Collectivités Locales sont :

- les collectivités territoriales ;

- les établissements publics locaux à caractère administratif rattachés à une collectivité locale ;

- les établissements hospitaliers ;

L’immatriculation entraîne pour l’employeur certaines obligations vis-à-vis de la CNRACL CNRACL Caisse Nationale de Retraites des Agents des Collectivités Locales  :

- procéder à l’affiliation des fonctionnaires qui remplissent les conditions exigées pour relever du régime spécial.

  • Dès qu’un agent non titulaire est nommé stagiaire ou titulaire, il doit immédiatement faire l’objet d’une déclaration d’affiliation, à moins qu’il ne remplisse pas l’une des conditions exigées.
  • Il en est de même lors du recrutement direct ou par voie de mutation d’un nouvel agent stagiaire ou titulaire ;

- verser à la CNRACL les retenues précomptées sur le traitement des agents et les contributions qui sont à sa charge ;

- assurer l’information des agents au regard de leurs droits à la CNRACL ;

- effectuer les formalités requises, directement ou par l’intermédiaire du centre de gestion pour certaines collectivités territoriales, pour la validation de services, la liquidation des droits à pension, le transfert des droits au régime général de la Sécurité sociale.

  • Motifs pour lesquels une collectivité doit être immatriculée

- Dès l’emploi du premier agent remplissant les conditions d’affiliation à la CNRACL ;

- Recrutement d’un agent détaché venant d’une collectivité locale ;

- Recrutement, en tant que titulaire, d’un agent détaché de la fonction publique d’état ;

- Avant l’envoi d’une demande de validation de période d’auxiliaire ou de contractuel effectuée dans l’établissement.

  • Motifs pour lesquels une collectivité peut demander une mutation de masse globale ou partielle

- Transformation juridique lorsque le nouvel établissement reprend tout le personnel ;

- Reprise par une collectivité (nouvelle ou existante) :

* de tout le personnel d’un établissement qui a été dissous = dissolution.

* de tout le personnel de plusieurs établissements ayant été regroupés = fusion.

* de tout ou partie du personnel d’un établissement transformé en 2 établissements = scission.

  • Accès au formulaire dématérialisé

A compter du 1er septembre 2013, une collectivité peut demander son immatriculation à la CNRACL (dès l’emploi du premier agent remplissant les conditions d’affiliation) ou procéder à des mutations de masse globales ou partielles, en utilisant le formulaire en ligne, ci-après :

Pour accéder au formulaire en ligne : cliquez ici

A l’issue de cette procédure la collectivité peut imprimer le formulaire de demande renseigné.

Après étude de la demande, la CNRACL vous adresse par courriel :

- le numéro d’immatriculation de votre la collectivité
- les numéros de contrat CNRACL, ATIACL ATIACL Allocation Temporaire d’Invalidité des Agents des Collectivités Locales et/ou FEH FEH Fonds pour l’emploi hospitalier

Vous devez conserver ces numéros qui seront demandés lors de nos échanges et à l’occasion des actes de gestion dématérialisés

Dès réception de son numéro d’immatriculation, la collectivité doit procéder à son inscription sur l’espace personnalisé employeur du site Internet CNRACL et ainsi accéder à tous les services en ligne disponibles.
  • Pièces justificatives

La CNRACL a la possibilité de demander aux collectivités une photocopie de pièces justificatives supplémentaires telles que :

- l’avis d’identification délivré par l’INSEE INSEE Institut national de la statistique et des études économiques (n° SIRET de la collectivité) ;

- la délibération créant le poste budgétaire afférent à l’emploi permanent qui justifie la demande d’immatriculation à la CNRACL (cette délibération doit notamment indiquer la durée hebdomadaire de travail prévue pour cet emploi) ;

- l’arrêté de nomination en qualité de stagiaire ou de titulaire de l’agent concerné ;

- l’arrêté du préfet ou du directeur de l’agence régionale de santé portant création de l’établissement public, pourra être demandée (pour justifier du caractère administratif de l’établissement public à immatriculer).

Lorsque la loi ou le décret ne précise pas le régime juridique de l’établissement, il convient de joindre :

- soit la délibération ayant créé l’établissement public et indiquant sa nature juridique : établissement public administratif ou établissement public industriel ou commercial ;

- soit un document de la préfecture précisant la nature juridique de l’établissement, son objet, ses ressources et les modalités de gestion de son personnel.

Les pièces justificatives doivent être transmises par fax au 05 62 27 80 28

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